Aviso de la Dirección de Notariado a todos los Notarios Públicos

Aviso de la Dirección de Notariado (Protocolo, Fondo de Garantía, Notariado Externo, y otros temas de interes)

AVISO DE LA
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
A TODOS LOS NOTARIOS PUBLICOS

PROTOCOLO, REPOSICIÓN Requisitos: A efectos de constatar la veracidad de las copias presentadas en los trámites de reposición de folios o tomos de protocolo, cada notario(a) deberá aportar:
􏰀 Copia certificada del folio anterior y posterior al o los que se solicita reponer.
􏰀 Copia certificada por el Departamento Archivo Notarial del Archivo Nacional, del índice o los índices, donde se reportaron los instrumentos a reponer.
􏰀 Fotocopias de los folios a reponer, obtenidas de la matriz, con la razón que indica el artículo 63 del Código Notarial.
􏰀 Si se tratare de reposición total, la copia certificada de índices, deberá comprender desde la fecha de autorización del tomo, hasta el presentado a la fecha de la solicitud.
􏰀 Copias certificadas por los Registros, cuando se solicita reponer instrumentos de carácter inscribible.
􏰀 Debe tenerse en cuenta que la reposición, en caso de folios dañados, se realizará únicamente cuando los mismos no puedan ser reconstruidos por el Departamento de Archivo Notarial.
􏰀 Conservar el archivo de copias de escrituras al día y en un lugar distinto donde se guarda el protocolo, a efecto de contar, en caso de un eventual siniestro, con el material necesario para la reposición.

FONDO DE GARANTÍA Morosidad: Esta Dirección procederá a publicar en un diario de circulación nacional y en el Boletín Judicial, el listado los notarios morosos del Fondo en el próximo mes, para evitar que su nombre figure en esta lista y se inicie el correspondiente proceso de inhabilitación, sírvase:
􏰀 Consultar la lista de morosidad actual, que se confeccionó con las cuotas pagadas hasta el mes de abril de este año, en nuestra página web, www.poder-judicial.go.cr/direccionnacionaldenotariado, listado de morosidad; o bien, en el listado físico que se tendrá en esta Dirección y en el Archivo Notarial, al cual se accesará con el número de identidad del notario.
􏰀 Informar cualquier inconsistencia detectada, tomando en cuenta que el listado se realiza con la información remitida por la Operadora BN-Vital, la cual ha indicado que existen gran cantidad de cuotas en rezagos, originadas por el pago incorrecto de las mismas, al no identificar a qué notario corresponde la cotización.
􏰀 En caso de encontrarse atrasado, ponerse al día, solicitar a la operadora acreditar de inmediato el pago y comunicarlo a esta Dirección.

FONDO DE GARANTÍA Devolución de cuotas notarios fallecidos: A los familiares de notarios fallecidos, se les hace saber que existen cotizaciones sin retirar, por lo que deberán dirigirse a la operadora, a efecto de informarse si se encuentran nombrados como beneficiarios, de ser así, podrán
gestionar la devolución ante esta Dirección, caso contrario, iniciar el proceso sucesorio.

NOTARIADO EXTERNO. Reporte de instituciones públicas:
En caso de estar brindando servicio
externo a alguna institución pública, informarlo a la DNN, con indicación del nombre de la institución y los períodos de la contratación.

PROTOCOLO, sello de Hule: A partir del veintiuno de mayo de este año, se utilizará el sello de hule en los nuevos tomos de protocolo, con las misma características del sello blanco, el cual deberá registrarse en esta Dirección e imprimirse en el extremo superior derecho, sin tapar la numeración de los folios. Asimismo, se aclara, que esta Dirección no tiene empresas listadas para estos efectos.

BANCA DE DESARROLLO Honorarios de notariado De acuerdo con lo dispuesto por la Ley de Sistema de Banca para el Desarrollo, respecto a honorarios notariales, se les hace saber, que en la conclusión del instrumento público, deberá dejarse constancia del número de operación del sistema y el monto menor por concepto de honorarios, acordado entre las partes; caso contrario, se presumirá que se cancelaron de acuerdo con el Arancel.

TOMOS DE PROTOCOLO. Refilado:
Dado que el Banco Central indicó que no puede ajustar el tamaño de los folios del tomo de protocolo a las necesidades actuales, por disposición legal, esta Dirección en coordinación con dicho Banco, acordó presentar proyecto para modificar el artículo 44 del Código Notarial, a efectos de ajustar el tomo a las medidas de seguridad vigentes y el tamaño oficio pertinente. En este sentido, hasta que no sea aprobada dicha reforma, esta Dirección recomienda que a costa del notario, se realice en el ancho del tamaño de los folios, en la empresa Artes Gráficas S.A. y así evitar daños en los folios del tomo de protocolo.

AUTENTICACIÓN DE FIRMA O HUELLA O CERTIFICACIÓN: Tener presente al gestionar la autenticación de firma para documentos que van a ser utilizados en el exterior, que la autenticación de firmas o huellas y la certificación de documentos públicos y privados, son actos notariales diferentes.

TRADUCCIONES:
Recordar que el notario puede autorizar sus propias traducciones única y expresamente de otro idioma al español y, que los documentos notariales sólo pueden hacerse en ese idioma.

SALIDAS DEL PAÍS:
Comunicar sus salidas del país a la DNN indicando el período de ausencia y, si llevan consigo su tomo de protocolo o, caso contrario, la oficina donde quedará depositado. En caso que la salida, sea inferior a tres meses, se puede depositar en una notaría o en la DNN.

PRESENTACIÓN DE INDICES: Se les recuerda su deber de presentación de índices quincenales, en las fechas establecidas, se tenga o no tomo de protocolo, a efecto de no ser sancionados.

REGISTRO DE NOTARIOS. Actualización: Cualquier comunicación para actualizar los datos del notario (direcciones de oficina y domicilio teléfonos , fax, correo electrónico, etc.) deberá realizarse por escrito o por correo certificado.

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